Elaborarea rapoartelor in mediul de afaceri

Ce este un raport?

1. Raportul este rezultatul unei analize evaluative.
2. Analiza este menita sa ofere (a) raspunsuri la anumite intrebari sau (b) solutii la anumite probleme.
3. Analiza se bazeaza pe date factuale colectate metodic si sistematizate in situatii statistice, grafuri, tabele, harti, diagrame etc.
4. Datele factuale sunt interpretate riguros, cu argumente solide.
5. Raportul prefigureaza directii de actiune ulterioara si ofera recomandari.

In ce forma pot fi inaintate rapoartele?

Rapoartele pot fi inaintate in forma

1. scrisa
2. orala
3. electronica

Rapoartele scrise sau electronice pot fi redactate in format

1. scrisoare
2. memorandum
3. manuscris

Cum pot fi predate rapoartele?

1. personal
2. prin posta
3. prin Fax
4. prin e-mail
5. prin alte instrumente online (Intranet, postare pe pagina web, file-sharing, aplicatii de transfer de documente etc.)
6. Modalitatea de livrare este determinata de gradul de securitate si confidentialitate cerut de destinatarul raportului.

Rapoarte informale – Rapoarte formale

Rapoarte informale – maximum 8 pagini, utilizate ori de cate ori este nevoie la locul de munca si adresate organului ierarhic superior. Rapoarte formale – circa 100-200 pagini, publicate periodic (trimestrial sau anual) si destinate cu precadere investitorilor.

O firma din Statele Unite care vindea piese motociclete a observat prin intermediul unui raport formal ca se justifica diversificarea spre vanzarea de piese camioane, iar in urmatorii trei ani de la lansarea acestui serviciu suplimentar, vanzarile de piese de camioane au depasit vanzarile de piese de motociclete.

Rapoarte informative – Rapoarte analitice

Rapoartele informative au un caracter descriptiv. Autorii lor colecteaza si prezinta sistematic datele factuale fara intentia de a face sugestii sau recomandari.  Ex. raport privind desfasurarea unui eveniment, raport privind respectarea regulilor si procedurilor in cadrul companiei, raport privind activitatile de rutina din cadrul unui departament etc.

Rapoartele analitice au un caracter persuasiv. Autorii lor colecteaza, prezinta sistematic si interpreteaza datele factuale pentru a determina destinatarul sa creada ceva sau sa actioneze intr-o anumita directie.  Ex. raport privind cresterea sigurantei la locul de munca, raport privind imbunatatirea serviciului de relatii cu clientii etc.

Tipuri de rapoarte informale

rapoarte informative

Ex. rapoarte de vanzari, rapoarte de calatorie (de afaceri), raport de vizita de monitorizare etc.

rapoarte de progres

Ex. raport privind stadiul realizarii unui proiect (cum ar fi organizarea unei expozitii internationale de produse sau echipamente de medicina dentara)

rapoarte justificative

Ex. raport justificativ privind reinnoirea parcului auto al companiei cu masini noi de fabricatie autohtona

rapoarte de fezabilitate

Ex. raport de fezabilitate privind inlocuirea paginii web a companiei cu o platforma integrata de conturi pe retelele sociale

minutele sedintelor (= inregistrarea lucrarilor sedintelor)

sumare

Ex. rezumatul unui raport tehnic, rezumatul unui manual de utilizare.

Etapele realizarii unui raport

Identificati si formulati (in scris) problema!

Problema poate fi formulata ca (1) suita de intrebari (la care trebuie oferite raspunsuri), (2) secventa de activitati (ce trebuie executate) sau (3) ansamblu de propozitii descriptive (ce ofera tabloul unei situatii).

Autorul raportului trebuie sa prefigureze amplitudinea si profunzimea investigatiei. El trebuie sa stie cat de extinsa si cat de detaliata urmeaza sa fie cercetarea.

Sursa foto: Pixabay